Die Generalversammlung anno 2020: was müssen Sie bedenken?

Auch laut dem neuen Körperschaften- und Vereinigungsgesetzbuch ist die Generalversammlung der Gesellschaft nach wie vor eines der wichtigsten jährlich wiederkehrenden Ereignisse. Und genau wie unter der alten Gesetzgebung geht diese Versammlung mit einigen Formalitäten einher.

Wer beruft die Versammlung ein?

Die Generalversammlung wird vom Verwaltungsrat einberufen. Wenn die Statuten nicht anderslautend sind, ist ein einzelnes Verwaltungsratsmitglied nicht dazu befugt.
Auch Teilhaber besitzen nicht die Befugnis, die General- oder Hauptversammlung einzuberufen. Dazu gibt es eine Ausnahme: Die Teilhaber haben erst dann das Recht, eine Generalversammlung einberufen zu lassen und Tagesordnungspunkte vorzuschlagen, wenn sie mindestens 10 % aller Anteile besitzen (im Falle einer GmbH) oder wenn ihre Anteile mindestens 10% des Kapitals vertreten (im Falle einer Aktiengesellschaft).
Dies ist eine Flexibilisierung der früheren Körperschaftsgesetzgebung, laut der die Schwelle bei 20 % lag.
Wenn der oder die Teilhaber, der bzw. die dieses Quorum erreicht bzw. erreichen, den Antrag beim Verwaltungsrat einreichen, hat/haben er/sie im Prinzip (wie früher) drei Wochen Zeit, um die Generalversammlung einzuberufen.

Ferner kann auch der Abschlussprüfer die Generalversammlung einberufen, vor allem in Konfliktsituationen. Schließlich gibt es noch einige gesetzlich vorgesehene Zeitpunkte, zu denen die Generalversammlung einberufen werden muss, zum Beispiel wenn erhebliche Verluste festgestellt wurden, beim Rückkauf von eigenen Anteilen und bei einer Quasi-Einlage.

Wie wird die Generalversammlung einberufen?

Die Generalversammlung in einer GmbH wird per Einberufungsschreiben einberufen. Nach der neuen Gesetzgebung ist dies gegebenenfalls auch per E-Mail möglich.

In nicht börsennotierten AG müssen die Teilhaber durch eine Ankündigung im belgischen Staatsblatt und auf der Webseite der Gesellschaft einberufen werden. Die Ankündigung der Generalversammlung der AG muss auch in einer landesweit erscheinenden Zeitung erfolgen. Das ist nicht für “ordentliche Generalversammlungen”, deren Tagesordnung sich auf die Verabschiedung des Jahresabschlusses und die Entlassung der Verwaltungsrates und des Aufsichtsrates beschränkt, erforderlich. Die Besitzer von namentlichen Effekten in einer AG können auch per E-Mail einberufen werden. Nach dem alten Körperschaftsrecht mussten die Besitzer von Namenseffekten per Einschreiben einberufen werden, sofern alle von der Gesellschaft ausgegebenen Effekten namentlich sind. Diese Verpflichtung besteht fortan nicht mehr.

In der Einberufung werden Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung sowie die Tagesordnung mit den Themen aufgeführt. Sie muss spätestens 15 Tage vor der Generalversammlung an die Teilhaber, Verwaltungs- und Aufsichtsratsmitglieder versandt werden.

Wer darf an der Generalversammlung teilnehmen?

Natürlich dürfen die Teilhaber mit Stimmrecht anwesend sein, aber ebenfalls die Teilhaber ohne Stimmrecht. Ferner die Verwaltungsrats- und Aufsichtsratsmitglieder.
Wenn es Obligationsbesitzer gibt, dürfen auch sie anwesend sein, aber nur mit beratender Stimme.

Die Generalversammlung kann aber auch durch ein schriftliches Verfahren ersetzt werden. Die Bedingungen sind streng, aber durchaus in kleineren Gesellschaften durchsetzbar: a) alle Teilhaber müssen einstimmig und schriftlich sämtliche Beschlüsse treffen und b) alle Beschlüsse unterliegen der Zuständigkeit der Generalversammlung.
Zur letzten Bedingung besteht hingegen eine Ausnahme, wenn der Beschluss per notarielle Urkunde erfolgen muss. Das ist unter anderem der Fall bei einer Kapitalerhöhung oder
-senkung, einer Entlassung, einer Fusion, einer Teilung und jeder anderen Statutenänderung. Diese Beschlüsse erfordern die Intervention eines Notars, und dies kann nicht schriftlich erfolgen.

Die Teilnahme über elektronische Kommunikationsmittel wie Skype oder Zoom ist auch möglich, muss hingegen in den Statuten vorgesehen sein. Diese Art der Teilnahme ist übrigens nur für die Teilhaber möglich, nicht für die Verwaltungs- und Aufsichtsratsmitglieder. Auch Fernabstimmungen im Vorfeld der Generalversammlung mit Hilfe eines Formulars oder Briefes oder über die Firmenwebseite sind möglich, aber nur wenn die Statuten es zulassen.

Wie läuft die Generalversammlung ab?

Der Vorsitzende leitet die Versammlung und erteilt bzw. entzieht den Versammlungsteilnehmern das Wort. Der Vorsitzende hält sich an die Tagesordnung. Dies bedeutet, dass er keine Tagesordnungspunkte fallen lassen darf, jedoch äußerst dringende Punkte hinzufügen darf. Wenn alle anderen Teilhaber anwesend sind, kann einstimmig beschlossen werden, ob die Tagesordnung geändert wird oder nicht.

Die Verwaltungs- und Aufsichtsratsmitglieder müssen Fragen zu den Tagesordnungspunkten beantworten. Sie können die Antwort nur im Interesse der Gesellschaft verweigern.

Wie wird das Stimmrecht ausgeübt?

Im Prinzip ist die Abstimmung geheim. Dies ist nicht zwingend, doch können die Teilhaber darum bitten. Die Teilhaber dürfen sich ebenfalls vertreten lassen (sofern die Statuten dies zulassen). Laut den Statuten dürfen die Teilhaber ihre Stimme ebenfalls im Voraus schriftlich abgeben.

Wozu all diese Formalitäten?

Die Generalversammlung der Teilhaber (sowohl die Jahreshauptversammlung als auch die übrigen) ist einigen Formalitäten unterworfen. Diese Regeln dienen zum Schutz aller Interessenten: der Gesellschaft, Dritter (wie beispielsweise Gläubigern), aber auch der Teilhaber selber. Im neuen Recht sind einige Lockerungen der Regel vorgesehen, doch die Grundbedingungen bleiben unverändert.

Die Corona-Krise ist dieses Jahr ein Störungsfaktor. Eines Vollmachtbeschlusses im Rahmen der COVID-19-Krise sieht jedenfalls die Möglichkeit vor, die Generalversammlung auf die Zeit nach der Krise zu verlegen und ihre Generalversammlungen online abzuhalten, auch wenn die Statuten es verbieten. Beide Regelungen sind fakultativ. Sie können verlängert werden nach dem 3. Mai 2020.