Unterwegs mit Geschäftspartnern

Die Organisation einer Veranstaltung für Ihre Kunden oder ein Besuch eines Spiels der belgischen Nationalmannschaft gemeinsam mit Ihren Geschäftspartnern kann die ideale Kundenbindung sein. Aber wie läuft das steuerlich ab? Wir betrachten mit Ihnen die Absetzbarkeit dieser Kosten bei der Einkommensteuer und der Mehrwertsteuer.

Absetzbar als Erwerbskosten, aber Unterscheidung zwischen Werbungs- und Bewirtungskosten

Bei der Einkommenssteuer ist die Art der Kosten ausschlaggebend. Die Kosten für das Organisieren einer Veranstaltung oder die Einladung eines Kunden zu einer Sportwettveranstaltung oder einem Konzert können sowohl Werbungskosten als auch Bewirtungskosten sein. Diese Kosten werden steuerlich unterschiedlich behandelt.

Werbungskosten sind Kosten, die ein Unternehmen investiert, um einen (potentiellen) Kunden über seinen Betrieb und seine Erzeugnisse zu informieren. Mit anderen Worten, sie sind explizit auf die Durchführung von Reklame ausgerichtet: dazu kann man z. B. eine Kampagne führen oder ein neues Produkt auf einer exklusiven Veranstaltung präsentieren. Diese Ausgaben sind vollständig absetzbar.

Bewirtungskosten sind Kosten für den Empfang verschiedener Gäste des Unternehmens. Dazu gehören nicht nur die Kunden, sondern auch Lieferanten, Aktionäre des Unternehmens und andere Geschäftspartner. Bewirtungskosten sind nur zur Hälfte absetzbar.

Was geschieht dann mit den Kosten, die Sie für die Organisation einer Veranstaltung bezahlt haben, oder um Ihre Geschäftspartner zu einer Sport- oder Kulturveranstaltung mitzunehmen? Das hängt davon ab, was Sie genau geplant haben:

Wenn Sie nur Karten für ein Spiel/Konzert weggeben und der Name Ihres Unternehmens wird auf den Karten nicht erwähnt, gelten diese Ausgaben lediglich als Bewirtungskosten. Sie machen dann praktisch keine Werbung für Ihr Unternehmen oder seine Erzeugnisse.

Wenn Sie eine Gruppe von Kunden einladen, um in Ihrem Betrieb oder an einem anderen Standort auf einem großen Bildschirm ein Spiel der belgischen Nationalelf zu sehen, können die Kosten für die Organisation eventuell als Werbungskosten betrachtet werden. Dasselbe gilt, wenn Sie bei einem bestimmten Fußballverein über Ihre eigene Loge verfügen. In diesem Fall können Sie für Ihre Firma Reklame machen, z. B. indem Sie das Firmenlogo an verschiedenen Stellen des Stadions aushängen ...

Die Kosten der Getränke und der Erfrischungen, die Sie während der (Sport)Veranstaltung oder des Konzerts anbieten, werden meistens als Bewirtungskosten angesehen. Sie sind also nur zu 50 % absetzbar.

Um es noch komplizierter zu machen: Wenn Sie vor dem Spiel oder dem Konzert mit Ihren Kunden in ein Restaurant gehen, fallen diese Kosten unter den Nenner 'Restaurantkosten'. Diese sind dann wieder zu 69 % absetzbar.

Und wie ist das mit der Mehrwertsteuer?

Auch bei der Mehrwertsteuer bestimmt die Art der Kosten die Absetzbarkeit. Bei der Mehrwertsteuer wird derselbe Unterschied zwischen Werbungskosten und Bewirtungskosten gemacht. Der Unterschied geht hier noch weiter: während die Mehrwertsteuer auf Werbungskosten zu 100 % absetzbar ist, ist der Abzug für Bewirtungskosten vollkommen ausgeschlossen.

Beachten Sie allerdings, dass Sie beim Verschenken von Eintrittskarten den Gesamtwert von 50 EUR nicht übersteigen dürfen, sonst ist die Mehrwertsteuer insgesamt nicht absetzbar.

Die Mehrwertsteuer auf Ausgaben für Speisen und Getränke zu diesen Anlässen ist sowieso nicht absetzbar.

Besondere Regel, wenn Ihr Personal auch mitgeht

Wenn das Personal bei der Veranstaltung ebenfalls willkommen ist, unterscheiden sich die Regeln abhängig davon, ob die Mitarbeiter anwesend sein müssen oder dürfen.

Wenn eine Anwesenheitspflicht besteht, ist die Tatsache, dass die Mitarbeiter Karten bekommen, kein Steuervorteil jeglicher Art. Wenn das Personal kommen darf, aber dazu nicht verpflichtet ist, kann die Eintrittskarte im Prinzip ein steuerlicher Vorteil jeglicher Art sein. Die Eintrittskarte ist kein steuerlicher Vorteil, sondern ein befreiter sozialer Vorteil, wenn (I) alle Mitarbeiter dieselbe Eintrittskarte bekommen und (II) die Eintrittskarte nur einen geringen Wert hat. In diesem Fall wird dieser Vorteil bei Ihrem Arbeitnehmer nicht versteuert, aber die Kosten sind für Sie als Arbeitgeber nicht absetzbar.

Die Kosten für das Gewähren eines sozialen Vorteils sind nur absetzbar, wenn die folgenden Bedingungen eingehalten werden: (I) alle Mitarbeiter erhalten denselben Vorteil, (II) die Eintrittskarten werden anlässlich eines oder mehrerer Feste oder jährlicher Ereignisse wie Weihnachten, Neujahr, Nikolaus, eines Geburts- oder Jahrestags oder des Festes des Schutzheiligen der Branche verschenkt und (III) der Gesamtpreis pro Arbeitnehmer beträgt nicht mehr als 35 EUR.

Die Mehrwertsteuer auf den Eintrittskarten ist für das Unternehmen absetzbar, wenn sie ein 'kollektiver sozialer Vorteil' sind. Das heißt: wenn alle Mitarbeiter, die sich in derselben Situation befinden, denselben Vorteil erhalten, und der Vorteil im Rahmen der Einkommensteuer als ein sozialer Vorteil betrachtet wird.