Infos im UBO-Register: Bedarf an mehr Qualität

Das UBO-Register (Ultimate Beneficial Owner) floss 2017 in die belgische Gesetzgebung ein. Das Gesetzt trat am 30. September 2019 in Kraft, und seit 1. Januar 2020 kann auch effektiv eine Strafe drohen, wenn Sie die verlangten Infos nicht ins Register eintragen. Ein jüngster Königlicher Erlass muss dafür sorgen, dass die Qualität dieser Informationen sich bessert.

Ziel

Das Ziel der (von Europa auferlegten) Gesetzgebung besteht darin zu prüfen, wer hinter einer Gesellschaft steht, wenn diese sich gegen die Geldwäschegesetzgebung verhält. Die Zuwiderhandlung wird nämlich aller Wahrscheinlichkeit nach dem ultimate beneficiary oder wirtschaftlichem Eigentümer zugutekommen.
Obwohl das Gesetz noch nicht solange gilt und vor kurzem noch abgeändert wurde, muss dennoch einiges durch einen Königlichen Erlass korrigiert werden. Die jüngste Änderung wirkt sich vor allem auf den Zugang zum Register der wirtschaftlichen Eigentümer aus.

Beteiligungsprozentsatz auf jeder Ebene der Struktur

Wenn Sie eine Kaskade von Gesellschaften haben, mussten Sie bisher lediglich den „gewichteten Prozentsatz“ verzeichnen. Aufgrund des neuen Königlichen Erlasses müssen fortan alle Beteiligungsprozentsätze des UBO auf jeder Ebene der Kontroll- oder Eigentumsstruktur aufgezeichnet werden. In den FAQ wurde dies bereits angeschnitten.

Informationen, die ausreichend, akkurat und aktuell sind

Eine genauso wichtige Änderung, die stiekum vorgenommen wird, bezieht sich auf die Verpflichtung der Informationspflichtigen, die einen Trust, eine Treuhand oder ähnliche Rechtskonstrukte darstellen, jede Unterlage beizubringen, die nachweist, dass die Informationen im Verzeichnis ausreichend, akkurat und aktuell sind. Der Grund ist, dass dies die Effizienz des Zugangs der befugten Behörden zu den bestmöglichen Informationen über die letztendlichen Begünstigten gewährleisten soll.

Anfangs war diese Dokumentationspflicht auch in den FAQ vorgesehen (der Informationspflichtige musste unter anderem eine Kopie des Ausweises oder Passes des UBO, die Gründungsurkunde und die Statuten der Gesellschaft sowie das Teilhaberverzeichnis) beibringen. Wegen des administrativen Aufwandes wurde diese Verpflichtung nicht mehr im ersten Durchführungsbeschluss vom 30. Juli 2018 zurückbehalten. Im jüngsten Beschluss steht die Dokumentationspflicht dennoch. Für die bereits aufgezeichneten Auskünfte müssen Sie folglich die verlangten Unterlagen hinzufügen.

ZDU-Eintragungsverpflichtung

Das IT-System für die Registrierung eines UBO erfordert eine ZDU-Nummer des UBO. Das steht weder im Gesetz noch im ersten Durchführungsbeschluss. Das wird jetzt entsprechend geändert.
Sie können sich erst anmelden, wenn Sie sich vorher bei der Zentralen Datenbank der Unternehmen eingetragen haben. Sie erhalten dort eine einmalige Identifizierungsnummer.
In der Praxis wird dies vor allem für ausländische Trusts und ausländische Treuhänder einige Änderungen mit sich bringen.

Zugang zum Verzeichnis

Es gibt nicht nur Änderungen auf der Eingabeseite. Auch ausgabeseitig gibt es neue Regeln.

In erster Instanz werden Teile der Informationen im UBO-Register von V.o.E. und Stiftungen für jeden frei zugänglich. Sie müssen folglich kein legitimes Interesse nachweisen. Es geht um a) die Verwaltungsratsmitglieder, b) die Personen, die bevollmächtigt sind, die Stiftung oder die V.o.E. zu vertreten, c) die Personen, die das Tagesgeschäft führen, und d) die Gründer einer Stiftung. Für den Zugang zu anderen Daten müssen Sie noch immer ein legitimes Interesse vorweisen können.

Zweitens, und obschon in der Praxis schon möglich, wird nun auch gesetzlich bestimmt, dass nicht nur aktuelle Informationen abrufbar sein werden, sondern auch die Vorgeschichte von Aufzeichnungen, darunter die Identität der Person, die die Registrierung vorgenommen hat.

Die zusätzlichen Verpflichtungen traten am 11. Oktober 2020 in Kraft.