Neuer Standpunkt des Fiskus zu Heimarbeit

Die Steuerverwaltung hat Ende Februar über ein Rundschreiben seinen Standpunkt über die steuerlichen Folgen der Heimarbeit bekanntgemacht. Anlass ist die COVID-19-Krise, aber der neue Standpunkt ist ansonsten nicht pandemiegebunden. Er gilt für alle Situation von Heimarbeit seit 1. März 2021.

Heimarbeit

Das Rundschreiben geht auf die Erstattung von Bürokosten, Mobiliar, Internetverbindung, privaten Rechner sowie ebenfalls auf die Bereitstellung von Büromobiliar und/oder EDV-Ausrüstungen seitens des Arbeitgebers ein.

Es ist die Rede von Heimarbeit, wenn der Arbeitnehmer regelmäßig zuhause Tätigkeiten ausübt, die er auch am Arbeitsplatz beim Arbeitgeber hätte verrichten können.
Es geht dabei um tatsächliche Heimarbeit in den Privaträumen des Arbeitnehmers. Arbeit in beispielsweise einer Nebenstelle ist nicht Heimarbeit. Zudem geht es um Heimarbeit im Rahmen normaler Werktage. Kosten, die entstehen, wenn beispielsweise an Wochenenden gearbeitet wird, fallen nicht unter Heimarbeit!

Der neue Standpunkt findet keine Anwendung auf Unternehmensleiter.

Rückerstattung von Kosten

Im Prinzip sind alle Entschädigungen, die ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer zahlt und die aufgrund oder im Anschluss an die Ausübung von Berufstätigkeiten entstehen, als Gehalt steuerbar.
Die Erstattung von arbeitgeberseitigen Kosten ist nicht steuerbar, doch müssen die Parteien in dem Fall nachweisen, dass die Entschädigung als Erstattung von arbeitgeberseitigen Kosten gilt und dass die Entschädigung auch tatsächlich zu diesem Zweck verwendet wird.
Glücklicherweise ist der Fiskus einverstanden, dass die Entschädigung für verschiedene Unkosten pauschal festgelegt werden darf.

Der Fiskus verdeutlicht, dass der Arbeitgeber eine pauschalte Bürovergütung von nicht mehr als 129,48 Euro pro Monat gewähren darf. Das ist nichts Neues. Für die Monate April, Mai und Juni 2021 dürfen Sie (nicht müssen Sie) den Betrag auf höchstens 144,31 Euro monatlich anheben. Bis zu diesem Höchstbetrag ist die Entschädigung steuerfrei (und übrigens ebenfalls LISS-beitragsbefreit). Der über diesen Betrag gehende Anteil ist als Gehalt zu versteuern.
Der Höchstbetrag muss nicht im Falle von Teilzeitbeschäftigung gesenkt werden und darf ebenfalls während des Urlaubs fortgezahlt werden.

Diese pauschale Büroentschädigung dürfen Sie ausschließlich bei struktureller und regelmäßiger Heimarbeit gewähren, d.h. ein Personalmitglied muss (monatlich berechnet) mindestens einen Werktag pro Woche (oder Äquivalent) zuhause abreiten. Zwei halbe Werktage wöchentlich sind beispielsweise ebenfalls erlaubt. Ausnahmsweise kann ebenfalls bei nicht struktureller Heimarbeit dieses System benutzt werden, zum Beispiel wenn jemand einen ganzen Kalendermonat krankheitsbedingt abwesend ist.

Welche Ausgaben werden gedeckt?

Die Entschädigung deckt die Kosten der Benutzung eines Büroraumes zuhause (Miete, Abschreibungen), Drucker- und Rechnermaterial (nicht Drucker und Rechner, sondern Papier, USB-Sticks, Mauspad...) und den allgemeinen Bürobedarf (Ordner, Schreibblöcke, Kugelschreiber...).

Die Steuerverwaltung lässt außerdem zu, dass der Arbeitgeber neben der Entschädigung auch einige andere Ausgaben als arbeitgeberseitige Kosten erstattet oder Material bereitstellt. Im Rundschreiben werden die in Frage kommenden Kosten aufgeführt, unter anderem ein Bürosessel, ein zweiter Computerbildschirm, ein Drucker/Scanner, eine Tastatur.
Diese Ausgaben können jedoch nicht jedes Jahr erneut getätigt werden. Beim Bürostuhl geht der Fiskus von einer Lebensdauer von 10 Jahren, beim zweiten Monitor lediglich von 3 Jahren aus.
Aber Achtung: Wenn die Heimarbeit oder die gesamte Berufstätigkeit eingestellt wird und das Material nicht zurückgegeben werden muss, entsteht ein Vorteil aller Art für den Arbeitnehmer.

Ferner lässt der Fiskus die Kumulierung von verschiedenen pauschalen Vergütungen für Heimarbeit mit zusätzlichen pauschalen Entschädigung für spezifische Investitionen zu. Als Arbeitgeber dürfen Sie neben den obigen Vergütungen die nachstehenden Vergütungen gewähren:

höchstens 20 Euro monatlich für die professionelle Benutzung einer privaten Internetverbindung und eines privaten Internetabonnements;

höchstens 20 Euro monatlich für die professionelle Benutzung des privaten Rechners mit Peripheriegeräten oder höchstens 10 Euro monatlich für die professionelle Benutzung des eigenen zweiten Bildschirms, Druckers/Scanners ohne den privaten Rechner.

Achtung: Die Regeln bezüglich der Vorteile aller Art für den persönlichen Gebrauch eines kostenlos bereitgestellten PC, Tablets, Internetanschlusses, mobilen Telefons oder Festnetz- bzw. Mobiltelefonabonnements finden weiterhin Anwendung.