Neue Datenblattpflicht für eigene Kosten des Arbeitgebers

Die Erstattung von eigenen Kosten des Arbeitgebers wird immer strenger reglementiert. Anfang 2021 beschrieb der Fiskus noch lang und breit die Grenzen der Steuerbefreiung für allerlei Entschädigungen und Vergütungen. Ab 1. Januar 2022 muss der Arbeitgeber dem Fiskus auch mitteilen, wie viel er genau dem Personalangehörigen ausbezahlt.

Eigene Kosten des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers

Eigene Kosten des Arbeitgebers sind Ausgaben des Arbeitnehmers, die eigentlich zu Lasten des Arbeitgebers gehen müssen. Zum Beispiel: der Personalangehörige arbeitet von zuhause aus und benutzt Internet, Strom.... also Kosten, die eigentlich vom Arbeitgeber getragen werden müssen.
Achtung: Arbeitnehmer müssen auch Kosten machen, die sich auf ihre eigene berufliche Tätigkeit beziehen, beispielsweise Transportkosten für die Fahrt ins Büro. Das sind eigene Unkosten des Arbeitnehmers.

Der Unterschied zwischen beiden ist erheblich: Wenn Sie als Arbeitgeber Heimarbeitvergütung zahlen, ist das für den Arbeitnehmer ein steuerbares Einkommen (Sie zahlen nämlich nur eine Ausgabe zurück, die Sie tragen müssen). Erstatten Sie jedoch eine arbeitnehmerseitige Ausgabe (zum Beispiel eine Entschädigung für die Miete einer Bleibe in Büronähe), ist dies grundsätzlich kein steuerbares Gehalt.

Belege oder pauschale Berechnung

Die Rückzahlung muss im Prinzip ausgehend von konkreten Belegen geschehen. Wenn Ihr Arbeitnehmer für den Betrieb beispielsweise eine Ausgabe vorschießen muss, müssen Sie diese dem Arbeitnehmer auf der Grundlage des Nachweises, den der Arbeitnehmer vorlegt, zurückzahlen.

Es wird aber komplizierter, wenn der Arbeitnehmer für Sie zu einem Kunden mit seinem Privatfahrzeug fahren muss. Wie werden dann die zu erstattenden Kosten berechnet?
Der Fiskus ist damit einverstanden, dass bestimmte Kosten pauschal zurückgezahlt werden.
Für die Fahrt zum Kunden mit dem eigenen Fahrzeug dürfen Sie beispielsweise die Kostenvergütung verwenden, die ebenfalls bei Beamten angewendet wird, zur Zeit 0,3707 Euro/km.
Für die Kosten, die ein Arbeitnehmer trägt, um strukturiert und regelmäßig einen erheblichen Teil der Arbeitszeit zuhause zu bewältigen, dürfen Sie eine pauschale Büroentschädigung von maximal 129,48 Euro monatlich gewähren. Bedenken Sie, dass für die Monate April, Mai und Juni 2021 dieser Höchstbetrag bis auf 144,31 Euro monatlich erhöht wurde. Dieser wurde Anfang Juli um 3 Monate (Juli, August und September 2021) verlängert.

Auf dem Datenblatt

Als Arbeitgeber müssen Sie jährlich Steuerzettel erstellen. Dort müssen Sie zahlreiche Daten angeben, die es dem Arbeitnehmer erlauben müssen, eine Personensteuererklärung einzureichen. Es handelt sich um die Höhe des Gehaltes, die einbehaltene Quellensteuer, eventuelle Rückstände, ... Diese Informationen gehen auch an die Steuerverwaltung.

Laut einem Steuergesetz vom 27. Juni 2021 müssen Sie im Falle der Rückzahlung ausgehend von Nachwiesen den Betrag der Entschädigung der Steuerverwaltung mitteilen. Der Fiskus will nämlich wissen, ob Sie die Pauschalentschädigung für bestimmte Ausgaben, die echten Ausgaben, nochmal ausgehend von den Nachweisen und Belegen des Arbeitnehmers zahlen.

Das Gesetz ist jedoch in der Beschreibung begrenzt.
Es scheint also, dass, wenn Sie nur Pauschalentschädigungen zahlen, der Betrag derselben nicht erklärt werden muss. Was, wenn Sie Pauschalvergütungen zahlen, aber ausnahmsweise doch mal die echten Kosten zurückzahlen?  Müssen Sie dann alles im Blatt angeben, oder lediglich die außerordentlichen Kosten?
Und wie wird der Fiskus sein Ziel (Vermeidung einer doppelten Erstattung) erreichen, wenn Sie keine Beschreibung der Ausgabe geben müssen?  Oder sollen Sie eine ganze Verwaltung mit der Rückzahlung der wirklichen eigenen Kosten des Arbeitgebers auf die Beine stellen?

Wenn Sie die Pflicht missachten, zahlen Sie eine Verwaltungsstrafe, doch auch diesbezüglich herrscht noch Erklärungsbedarf. Fortsetzung folgt...