Bekanntmachung eines Interessenskonflikts

Wenn ein Geschäftsführer einer Gesellschaft ein vermögensrechtliches Interesse hat, das im Widerspruch zur Gesellschaft steht, muss er dies rechtzeitig und korrekt mitteilen. Aber wie?

Der Interessenskonflikt

Das Wort „Interessenskonflikt“ bezieht sich im Körperschaftsrecht auf die Situation, in der ein Mitglied eines Leitungsorgans einer Gesellschaft ein „direktes oder indirektes“ Interesse vermögensrechtlicher Natur hat, das im Gegensatz zu den Interessen der Gesellschaft steht. Das Körperschafts- und Vereinigungsgesetzbuch beinhaltet ausdrückliche Regeln über das, was dann zu geschehen hat.

Wenn ein oder mehrere Geschäftsführer eine Interessenskonflikt haben, müssen die Beschlüsse der Gesellschaft von den übrigen Geschäftsführern ohne Interessenskonflikt genommen werden. Bei einem kollegialen Lenkungsorgans darf der Geschäftsführer mit einem Interessenkonflikt weder an den Beratungen noch an der Abstimmung teilnehmen. Der betreffende Geschäftsführer muss selbst das Lenkungsorgan informieren, bevor die Geschäftsführung entscheidet. Seine Erklärung muss mit einer Erläuterung über die Art des Interessenskonfliktes ins Protokoll der Sitzung des Lenkungsorgans aufgenommen werden.

Haben alle Geschäftsführer einen Interessenskonflikt, muss die Generalversammlung Beschlüsse nehmen. 

Hat nur ein Geschäftsführer einen Interessenkonflikt, muss auch er den Beschluss von der Generalversammlung nehmen lassen.

In Situationen, wo der Geschäftsführer und der Teilhaber dieselbe Person ist, darf diese Person den Beschluss treffen.

Es bestehen einige Ausnahmen zu diesen Bestimmungen, wie für Verrichtungen zwischen verbundenen Unternehmen oder für die üblichen Verrichtungen zu den Marktbedingungen.

Der Bericht

Wenn sich ein Interessenskonflikt auftut, muss die Partei, die entscheiden darf – mit anderen Worten die Geschäftsführer ohne Konflikt, die Generalversammlung oder der Geschäftsführer selbst – einen Bericht erstellten zur Art des Beschlusses oder der Verrichtung, und zwar im Protokoll der Versammlung oder aber durch einen getrennten Bericht.

Der Bericht muss auch die vermögensrechtlichen Folgen der Verrichtung oder Entscheidung sowie eine Rechtfertigung für die getroffene Entscheidung.

In einer Situation, in der der einzige Geschäftsführer auch der einzige Teilhaber ist, muss der Bericht außerdem die Vereinbarung zwischen dem Geschäftsführer und der Gesellschaft beinhalten.

Der Geschäftsbericht

Der betreffende Teil des Protokolls oder des Sonderberichtes muss im Prinzip vollständig in den Geschäftsbericht aufgenommen sein. Es reicht aber aus, im Geschäftsbericht den Interessenskonflikt zu erwähnen und auf das Protokoll oder den besonderen Bericht zu verweisen, der vollständig in der Anlage hinzugefügt wird.

Kleine Gesellschaften, die nicht verpflichtet sind, einen Geschäftsbericht im Jahresabschluss zu haben, müssen eine getrennte Unterlage erstellen, die mit dem Jahresabschluss hinterlegt wird. Diese Unterlage beinhaltet auch den vollständigen Text des Protokolls oder des Sonderberichtes.

Hat die Gesellschaft einen Aufsichtsrat ernannt, muss das Protokoll dem Aufsichtsrat mitgeteilt werden und muss der Aufsichtsrat in einem getrennten Teil ein Urteil über die vermögensrechtlichen Konsequenzen der Entscheidung des Lenkungsorgans oder der Generalversammlung für die Gesellschaft abgeben.

Im Geschäftsbericht legt das Lenkungsorgan der Gesellschaft Rechenschaft über ihre Lenkung ab. Er beinhaltet unter anderem die nachstehenden Punkte:

eine genaue Übersicht über die Entwicklung und die Ergebnisse des Betriebs und der Position der Gesellschaft;

eine Beschreibung der hauptsächlichsten Risiken und Unsicherheiten, mit denen die Gesellschaft sich konfrontiert sieht;

Erläuterungen zu den Umständen, die die Entwicklung der Gesellschaft merklich beeinflussen können, insofern diese Informationen nicht dergestalt sind, dass sie einen ernstlichen Nachteil oder Schaden der Gesellschaft zufügen können;

Informationen über die Tätigkeiten auf dem Gebiet der Forschung und Entwicklung;

usw.

Der Geschäftsbericht muss auch Informationen über „die wichtigen Ereignisse, die nach dem Abschluss des Buchjahres stattgefunden haben“ enthalten. Ist die Rede von einem Interessenkonflikt zwischen dem Abschlussdatum des Buchjahres und dem Datum der Generalversammlung, müssen Sie den betreffenden Interessenkonflikt im nächsten Jahresabschluss erwähnten. Sie dürfen nicht warten, bis der Jahresabschluss mit dem Geschäftsbericht über das Geschäftsjahr, in dem der Interessenskonflikt auftrat, aufgestellt wird.

Sanktionen

Für die unterlassene Meldung eines Interessenkonfliktes gelten die üblichen Strafen des Gesellschaftsrechtes, die dazu dienen, die Interessen der Gesellschaft, der Gläubiger und der Teilhaber zu schützen. Dies bedeutet, dass jeder Betroffene die Nichtigkeit von Beschlüssen oder Verrichtungen fordern kann, die im Widerspruch zu den obenstehenden Regeln standen. Darüber hinaus können die Geschäftsführer haftbar gemacht werden.