Restaurantkosten gelegentlich vollständig absetzbar

In der Regel sind Restaurantkosten nur teilweise absetzbar (69 %). Die gute Nachricht lautet, dass in einer begrenzten Anzahl von Fällen die Restaurantkosten vollständig abgesetzt werden können. Wir zählen die Ausnahmen auf und erläutern die Einzelheiten.

Restaurantkosten: eine ziemlich weite Definition

Restaurantkosten sind die Kosten für Mahlzeiten, die im Restaurant serviert werden, inklusive der Getränke und Tabakwaren. Unter 'Restaurant' wird jede Einrichtung verstanden, in der Mahlzeiten zubereitet und verkauft werden, um an Ort und Stelle verzehrt zu werden.

Nicht nur ein 'Restaurant' im engeren Sinn kommt demnach in Betracht, sondern z. B. auch eine Taverne, ein Lokal oder eine Imbisstube (in denen man vor Ort Spaghetti, einen Käse-Schinken-Toast oder ein belegtes Brötchen zu sich nehmen kann).

Die Regel: berufliche Restaurantkosten sind nur teilweise absetzbar

Im Rahmen einer Berufstätigkeit entstandene Restaurantkosten sind nur zu 69 % absetzbar. Diese Begrenzung gilt auch für die Restaurantkosten, die Sie (eventuell pauschal) Dritten erstatten, z. B. Ihren Mitarbeitern.
Private Restaurantkosten, die nichts mit Ihrer Berufstätigkeit zu tun haben, sind nicht absetzbar.
Ob Kosten beruflich oder eher privat sind, hängt von Fall zu Fall ab: Was passiert z. B., wenn das Geschäftsessen am Wochenende stattfindet oder wenn die Partner von Ihnen und Ihrem Geschäftspartner ebenfalls dabei sind. In keinem der beiden Fälle ist der berufliche Charakter a priori ausgeschlossen. Andererseits könnte das Finanzamt ab und zu Schwierigkeiten machen. Deshalb müssen Sie dafür sorgen, nachweisen zu können, dass die Ausgaben einen beruflichen Charakter haben. Das ist u. a. möglich, indem Sie Belege aufbewahren: vorzugsweise eine Mehrwertsteuerquittung des Restaurants, aber eventuell kann auch ein Kassenzettel oder ein Kreditkartenauszug ausreichen.
Von der Begrenzung auf 69 % gibt es fünf Ausnahmen. Vier von diesen Ausnahmen sind allgemein gängig, die fünfte gilt nur für eine spezielle Branche, nämlich die Lebensmittelbranche. Die folgenden Restaurantkosten sind 100%ig absetzbar.

Ausnahme (1): das Betriebsrestaurant

Die Kosten für das Betriebsrestaurant, in welchem das Personal eine Mahlzeit zu sich nehmen kann, sind komplett absetzbar. Dabei kann es sich um eine eigene Kantine oder ein betriebsfremdes Unternehmen, das für die Mahlzeiten sorgt (z. B. Catering), handeln.
Bedingung ist, dass der Mitarbeiter mindestens 1,09 EUR pro Mahlzeit beiträgt. Wenn der Mitarbeiter weniger oder nichts beiträgt, wird ein Teil der Kosten als abgelehnte Ausgaben betrachtet. Der abgelehnte Teil beträgt 1,09, der Eigenbeitrag des Arbeitnehmers.

Beispiel
Wenn der Arbeitnehmer nichts beiträgt: 1,09 EUR (1,09 - 0) je zu sich genommene Mahlzeit gilt als abgelehnte Ausgabe.
Angenommen, der Arbeitnehmer muss 50 Cent pro Mahlzeit bezahlen, dann werden 59 Cent (1,09 - 0,50) pro Mahlzeit als Kosten abgelehnt.
Wenn der Arbeitnehmer also 1,09 EUR beiträgt, betragen die abgelehnten Kosten pro Mahlzeit 0 EUR (1,09 - 1,09 = 0). In diesem Fall sind die vollständigen Kosten absetzbar.

Ausnahme (2): Vorteil jeglicher Art

Wenn die Restaurantkosten beim Unternehmensleiter oder beim Mitarbeiter als Vorteil jeglicher Art angegeben und besteuert werden, dürfen sie vollständig abgezogen werden.

Ausnahme (3): Personalfeiern

Restaurantkosten im Rahmen eines Betriebsfests, das für das gesamte Personal veranstaltet wird, sind ebenfalls vollständig absetzbar. Zumindest, wenn der Wert pro Mitarbeiter gering ist.
Dabei muss es sich um ein (höchstens einmal jährlich) organisiertes Fest zur Gelegenheit von Nikolaus, Weihnachten, Neujahr oder eines Schutzheiligen handeln. Auch ein Anlass, zu dem die Pensionierung eines Mitarbeiters oder die Überreichung einer Auszeichnung an einen Mitarbeiter gefeiert wird, fällt darunter.
Das Fest muss außerdem für alle Mitarbeiter gedacht sein. Ein Essen, das ausschließlich für die Direktion bestimmt ist, fällt unter die gewöhnliche Absatzbeschränkung.

Ausnahme (4): Kosten, die weiterbelastet werden

Restaurantkosten, die Sie als Auftragnehmer mit einer Rechnung über denselben Betrag Ihrem Kunden weiterbelasten, sind vollständig absetzbar. In diesem Fall müssen die Art der Dienstleistung, der Name des Restaurants und das Datum des Essens deutlich auf der Rechnung angegeben werden und eine Fotokopie der Abrechnung beigelegt werden.

Ausnahme (5): Vertreter in der Lebensmittelbranche

Vertreter in der Lebensmittelbranche lassen oft ihre (neuen) Produkte während eines Geschäftsessens zwischen Lieferant und (potentiellem) Kunde kosten. Wenn die Restaurantkosten für die Ausübung der Berufstätigkeit des Vertreters notwendig sind, sind diese Kosten vollständig absetzbar.