E-Invoicing: elektronische Rechnung und die Mehrwertsteuer
Die elektronische Rechnung besteht in Belgien schon beinahe zehn Jahre (seit 2004), war aber in den ersten Jahren nicht besonders erfolgreich. Verschiedene Gesetzesänderungen sollten dies ändern. Seit Januar vorigen Jahres (2013) gilt eine neue gesetzliche Regelung für die elektronische Rechnungsstellung. Es ist also an der Zeit, die Einzelheiten der elektronischen Rechnungsstellung bzw. des 'e-invoicing' einmal näher zu betrachten.
Wann können Sie E-Invoicing einsetzen?
Die Entscheidung liegt beim Kunden. Das heißt: nur, wenn der Kunde einverstanden ist, dürfen Sie eine E-Rechnung ausstellen. Wenn nicht, müssen Sie eine Rechnung in Papierform ausfertigen.
Das Einverständnis des Kunden kann auch stillschweigend erfolgen. Er braucht also die Verwendung der E-Rechnungen nicht ausdrücklich zu akzeptieren.
Wie wird eine E-Rechnung ausgestellt?
Elektronische Rechnungen dürfen in jedem möglichen elektronischen Format ausgestellt werden: ubl, xml, finvoice, aber auch pdf oder word dürfen verwendet werden.
Nachdem die Rechnung in elektronischer Form aufgesetzt worden ist, muss sie auch in elektronischer Form ausgestellt werden. Auch das kann auf verschiedene Weisen erfolgen: eine E-Mail an den Kunden mit der Rechnung im Anhang, auf einem USB-Stick, die Möglichkeit, die Rechnung von der Website des Lieferanten herunterzuladen ... Der Kunde muss die Rechnung also auch elektronisch empfangen: Wenn Sie eine Rechnung elektronisch aufsetzen und anschließend ausdrucken und dem Kunden aushändigen oder mit der Post zusenden, wird diese nicht als elektronische Rechnung betrachtet.
Sie müssen als Lieferant allerdings dafür sorgen, dass Sie beweisen können, dass die E-Rechnung vom Kunden empfangen wurde (z. B. mit einer E-Mail mit Lesebestätigung).
Wie wird die Echtheit der E-Rechnung garantiert?
Alle Rechnungen (sowohl auf Papier als auch elektronisch) müssen die Authentizität der Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit garantieren können.
Was heißt das?
die Identität des Ausstellers muss gewährleistet sein (Authentizität der Herkunft); und
der Inhalt der Rechnung muss mit der Wirklichkeit übereinstimmen, ohne dass die Angaben geändert werden können (Integrität des Inhalts).
Wie die Authentizität und die Integrität gewährleistet werden, spielt keine Rolle. Das ist z. B. möglich, indem die Rechnung elektronisch unterschrieben, ein Wasserzeichen auf der Rechnung angebracht wird oder die Rechnung als pdf aufgesetzt wird.
Wie wird eine E-Rechnung archiviert?
Die E-Rechnungen müssen sieben Jahre aufgehoben werden. Rechnungen in Zusammenhang mit dem Erwerb oder der Errichtung von Immobilien müssen sogar fünfzehn Jahre archiviert werden.
Dem Steuerpflichtigen stehen verschiedene Archivierungsmethoden zur Verfügung:
die Rechnungen dürfen online archiviert werden;
die Rechnungen können auf einem Server gespeichert werden. Dieser Server braucht sich nicht in Belgien zu befinden, muss aber von Belgien aus zugänglich sein;
die E-Rechnungen dürfen ausgedruckt und auf Papier aufgehoben werden.
