Telearbeit: wie funktioniert das steuerlich?

Telearbeiter benötigen zu Hause (meistens) einen Computer und einen Internetanschluss. Der Arbeitgeber darf sich an den betreffenden Kosten in Höhe von 40 EUR pro Monat (20 EUR für den Computer, 20 EUR für die Internetkosten) beteiligen. Wenn diese Beteiligung darauf beschränkt bleibt, wird sie als eine Rückerstattung eigener Kosten des Arbeitgebers betrachtet. Der Arbeitnehmer wird darauf nicht besteuert. Das geht aus einem neuen Rundschreiben der Verwaltung hervor.

Telearbeit

Telearbeit ist jede Arbeit, die normalerweise in den Geschäftsräumen des Arbeitgebers erledigt wird, aber unter Anwendung moderner Informationstechnologie regelmäßig oder gelegentlich „außerhalb des Arbeitsplatzes“ getan wird. „Außerhalb des Arbeitsplatzes“ bedeutet in diesem Kontext meistens zu Hause, im Wohnsitz des Arbeitnehmers.

Keine Telearbeit sind:

Arbeiten, die an einem anderen Standort des Arbeitgebers (z. B. in einem dezentralisiertes Büro) oder in einem anderen Raum ausgeführt werden, den der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter zur Verfügung stellt;

Tätigkeiten, die bei einem Kunden, einem Lieferanten, auf einer Baustelle ... ausgeübt werden.

Das neue Rundschreiben gilt für Telearbeit, die während der normalen Arbeitszeiten stattfindet. Es gilt also nicht für die Arbeitnehmer, die regelmäßig nach den Arbeitszeiten (abends oder am Wochenende) zu Hause arbeiten. Es gilt ebenso wenig für „mobile Arbeitnehmer“. Das sind Arbeitnehmer, deren mobiler Charakter unlöslich mit ihrem Job verbunden ist.

Die Regelung gilt im öffentlichen und im privaten Sektor und sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmensleiter.

Computer und Internet

Der Begriff „Computer“ wird weit definiert: Er umfasst herkömmliche Desktops, aber auch Laptops und Tablets, inklusive aller Zubehörgeräte und der notwendigen Software.

Sowohl Internetanschlüsse (sämtliche Geräte, die notwendig sind, um den Computer anzuschließen) als auch Internetgebühren (Zugang zum Internet über einen Provider) fallen in den Geltungsbereich dieses Rundschreibens.

Beteiligung an den Kosten

Der Arbeitnehmer hat in diesem Fall seinen eigenen Computer und seinen eigenen Internetanschluss, die er auch selbst bezahlt hat. Der Arbeitgeber beteiligt sich allerdings an den Kosten, weil der Arbeitnehmer sein Computermaterial, den Internetanschluss und die Internetgebühren für die Arbeit verwendet. Die Beteiligung des Arbeitgebers an den Kosten, die dem Arbeitnehmer für dieses Material entstehen, wird als eine Erstattung für eigene Aufwendungen des Arbeitgebers betrachtet, wenn

die Entschädigung zur Deckung der Kosten bestimmt ist, die als eigene Aufwendungen des Arbeitgebers gelten, UND

die erhaltene Entschädigung auch effektiv dazu verwendet wird, um diese Kosten zu bezahlen.

Wenn der Computer und der Internetanschluss wirklich für die Telearbeit verwendet werden (erster Beweis), wird die Verwaltung keine weitere Rechtfertigung (zweiter Beweis) verlangen, solange die Beteiligung pauschal auf 20 EUR pro Monat beschränkt wird. Dabei ist zu beachten, dass die Erstattung 20 EUR für die Internetkosten (Anschluss und Gebühr) und 20 EUR für die Computerkosten betragen darf. Insgesamt kann der Arbeitgeber also 40 EUR erstatten.

Diese Erstattung der eigenen Kosten des Arbeitgebers ist beim Arbeitnehmer nicht besteuerbar. Der Arbeitgeber kann diese Aufwendungen allerdings absetzen.

Wenn die monatliche Beteiligung mehr als 20 EUR beträgt, muss der Arbeitnehmer allerdings die Erstattung mit Belegen rechtfertigen (zweiter Beweis). Geschieht das nicht, muss eine Einkommenssteuervorauszahlung einbehalten werden. Nur der Teil, der den Grenzbetrag überschreitet, gilt dann als steuerpflichtiges Gehalt.

Beispiel

Telearbeiter Jan werden jeden Monat 30 EUR für seine Internetgebühren erstattet. Er reicht bei der Verwaltung keine Belege ein. Dann gelten 10 EUR (30 - 20) als steuerpflichtige Bezüge.

Die Bereitstellung von Computer und Internet als Vorteil jeglicher Art

Wenn der Arbeitgeber einen Computer und einen Internetanschluss zur Verfügung stellt, ist das etwas anderes. Der Arbeitnehmer ist dann schließlich weder der Eigentümer des Computermaterials, noch der Schuldner der Internetrechnungen.

Wenn ihm das Material und der Internetanschluss kostenlos zur Verfügung gestellt werden, erhält er einen Vorteil jeglicher Art, der natürlich besteuert werden muss. Dieser Vorteil wurde pauschal auf 180 EUR für den Computer und 60 EUR für die Nutzung des Internets festgelegt.

Wenn der Arbeitnehmer das zur Verfügung gestellte Material ausschließlich beruflich benutzen darf, erhält er keinen Vorteil ... und es ist also nicht besteuerbar.

Die Verwaltung geht davon aus, dass kein Vorteil jeglicher Art beim Arbeitnehmer besteuert werden muss, wenn

der private Gebrauch des Materials auf der Grundlage von reglementarischen oder vertraglichen Bestimmungen verboten ist; UND

der Arbeitnehmer sich ausdrücklich schriftlich dazu verpflichtet, dieses Verbot einzuhalten; UND

der Arbeitgeber die notwendigen technischen Maßnahmen ergreift, um die private Nutzung so weit wie möglich zu verhindern.