Self-billing: der Kunde stellt selbst eine Rechnung aus

Beim Self-billing stellt nicht der Lieferant oder der Dienstleister, sondern der Kunde selbst die Rechnung aus. Es ist allerdings der Kunde, der die Mehrwertsteuer begleichen muss. Im Dezember 2013 hat die Verwaltung ein neues Rundschreiben veröffentlicht, um das System näher zu erläutern. Wir gehen kurz auf die wichtigsten Punkte ein.

Was ist Self-billing?

Beim Self-billing wird die Rechnung vom Vertragspartner ausgestellt (der Käufer oder Empfänger der Dienstleistung) und nicht vom Lieferanten oder Dienstleister, der normalerweise die Rechnung ausstellen muss. Bei diesen vom Abnehmer ausgestellten Rechnungen überweist deshalb der Kunde die Mehrwertsteuer direkt an das Finanzamt.

Das Self-billing kann nur angewandt werden, wenn der Abnehmer selbst ebenfalls mehrwertsteuerpflichtig ist. Eine Privatperson kann somit keine Rechnung ausstellen, außer in dem Ausnahmefall, in dem sie selbst die Mehrwertsteuer begleichen muss, z. B. beim innergemeinschaftlichen Erwerb (d. h. aus einem anderen Mitgliedsstaat) eines neuen Fahrzeugs.

Bedingung (1): Die Parteien müssen vorab einverstanden sein, das Self-billing-System anzuwenden

Die Parteien müssen vorher vereinbaren, dass der Vertragspartner die Rechnungen im Namen und für Rechnung des Lieferanten oder Dienstleisters ausstellen soll, und einigen sich untereinander auf die Modalitäten. Das Einverständnis unterliegt ferner keinen Formalitäten: (a) es braucht der Verwaltung weder zur Genehmigung noch zur Information vorgelegt werden, (b) die Parteien dürfen die Form selbst wählen und brauchen also nicht unbedingt eine schriftliche Vereinbarung abzuschließen. Andererseits dürfen Sie nicht aus dem Auge verlieren, dass jede der beiden Parteien bei einer Nachfrage der Verwaltung die Existenz der vorangegangenen Einigung beweisen können muss. Der Nachweis eines mündlichen Einverständnisses lässt sich natürlich schwieriger erbringen als die Vorlage einer Übereinkunft in Papierform. Allein schon deshalb ist es empfehlenswert, einen schriftlichen Vertrag abzuschließen. Wenn die Parteien (jede für sich) den Nachweis nicht erbringen können, gibt es ziemlich unangenehme Folgen: (a) der Abnehmer darf die von ihm bezahlte Mehrwertsteuer nicht absetzen und beim (b) Lieferanten wird davon ausgegangen, dass er die Fakturierungspflicht nicht eingehalten hat.

Erst nach dem gegenseitigen Einverständnis darf der Abnehmer die erste Rechnung ausstellen. Beim Abschluss der Übereinkunft können die Parteien selbst wählen, ab wann sie das System anwenden wollen. Dieser Zeitpunkt darf allerdings nicht vor dem Datum der Einigung liegen. Wenn die Parteien darüber nichts ausdrücklich vereinbaren, tritt die Übereinkunft ab dem nächsten Geschäft in Kraft.

Bedingung (2): Der Lieferant oder Dienstleister muss jede Abrechnung innerhalb einer festgelegten Frist ausdrücklich akzeptieren.

Der Lieferant muss jede Abrechnung seines Kunden „akzeptieren“. Wie das zu geschehen hat, dürfen die Parteien ebenfalls selbst vereinbaren. Der Lieferant kann die Rechnung also sowohl ausdrücklich (z. B. durch ein Annahmedokument, indem ein Vermerk auf der Rechnung angebracht wird) als auch stillschweigend (z. B. indem innerhalb der vereinbarten Frist nicht reagiert wird, indem die Rechnung in der Buchhaltung eingetragen wird) akzeptieren.

Wenn der Lieferant/Dienstleister nicht mit dem vollständigen Inhalt der Rechnung einverstanden ist, muss ein korrigierender Beleg ausgestellt werden.

Was die Verwaltung wissen muss

Das vorangehende Einverständnis brauchen Sie der Verwaltung nicht mitzuteilen. Allerdings muss die Verwaltung von einigen Dingen unterrichtet sein, deshalb hat (a) der Abnehmer sein Mehrwertsteuer-Kontrollamt über seine Entscheidung, das System anzuwenden, zu informieren, und (b) der Lieferant muss die Identität aller seiner Abnehmer, die sich für das System entschieden haben, seinem Mehrwertsteuer-Kontrollamt mitteilen.