Was ist bei der Einberufung der Hauptversammlung einer VoG zu beachten?
Die Einberufung und die Abhaltung der Hauptversammlung haben nach strikten Regeln zu erfolgen. Dies gilt auch für die Einberufung der Hauptversammlung auf Wunsch der Mitglieder einer Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht (VoG). In Belgien gibt es sehr viele VoG. Es schadet also nicht, sich diesbezüglich einige Vorschriften in Erinnerung zu rufen.
Eine VoG, nicht zu verwechseln mit einer faktischen Vereinigung
Eine Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht (VoG) ist eine Gruppe natürlicher oder juristischer Personen, die ein nicht-gewerbliches Ziel verfolgen. Die VoG ist eine juristische Person und besteht auch rechtlich. Eine VoG kann Verträge abschließen und Mitarbeiter beschäftigen. Außerdem hat eine VoG dadurch ein eigenes Vermögen und kann selbst haftbar gemacht werden. Die VoG besteht mindestens aus zwei Gremien: die Hauptversammlung und der Verwaltungsrat. In der Satzung kann ein drittes Organ eingerichtet werden: die Person, der die Geschäftsführung übertragen wird.
Eine faktische Vereinigung ist eine Übereinkunft zwischen natürlichen Personen, eine Vereinigung mit einem Ziel von allgemeinem Interesse zu gründen. Die faktische Vereinigung ist im Gegensatz zu einer VoG keine Rechtsperson. Sie besteht zwar „praktisch“, aber nicht „rechtlich“. Eine faktische Vereinigung hat kein eigenes Vermögen und keine eigene Verantwortung. Sie unterliegt keiner besonderen gesetzlichen Regelung.
Einberufung der Hauptversammlung der VoG
Die Hauptversammlung einer VoG wird vom Verwaltungsrat in den Fällen einberufen, die gesetzlich oder in der Satzung bestimmt sind, oder wenn mindestens ein Fünftel der Mitglieder die Einberufung verlangt. Im letzteren Fall und das ist seit dem 20. Juli 2013 neu - beruft der Verwaltungsrat, wenn es keine satzungsgemäßen Bestimmungen gibt, die Hauptversammlung innerhalb von 21 Tagen nach dem Antrag auf Einberufung ein. Die Hauptversammlung muss dann spätestens am 40. Tag nach diesem Antrag abgehalten werden. M. a. W. ist eine Frist eingeführt worden, in welcher die Hauptversammlung auf jeden Fall stattfinden muss. In vielen Vereinigungen hatte der Verwaltungsrat schließlich nichts unternommen, wenn mindestens ein Fünftel der Mitglieder verlangte, die Hauptversammlung einzuberufen. Das VoG-Gesetz legt nun zwei Fristen fest (für die Einberufung der Versammlung und für die Abhaltung der Versammlung).
Die Satzung bestimmt die Modalitäten der Einberufung der Hauptversammlung einer VoG. Die Frist für eine Einberufung beträgt mindestens acht Tage. Die Satzung kann eine längere Frist bestimmen. Die Tagesordnung wird der Einladung beigelegt.
Die Hauptversammlung muss mindestens einmal pro Jahr einberufen werden. Drei Punkte müssen auf jeden Fall auf der Tagesordnung stehen: die Genehmigung des Jahresabschlusses, die Genehmigung des Haushaltsplans und die Entlastung der Verwalter. Die Hauptversammlung muss innerhalb von sechs Monaten nach dem Abschluss des Geschäftsjahres zusammentreten.
Befugnisse der Hauptversammlung der VoG
Für folgende Angelegenheiten ist ein Beschluss der Hauptversammlung der VoG erforderlich:
1. die Satzungsänderung;
2. die Ernennung und die Absetzung der Verwalter;
3. die Ernennung und die Absetzung der Aufsichtsräte und die Festlegung ihrer Bezüge, falls Bezüge gezahlt werden;
4. die Entlastung der Verwalter und der Aufsichtsräte;
5. die Genehmigung des Haushaltsplans und des Jahresabschlusses;
6. die Auflösung der Vereinigung;
7. der Ausschluss eines Mitglieds;
8. die Umwandlung der Vereinigung in eine Gesellschaft mit einem sozialen Zweck;
9. alle Fälle, in denen die Satzung dies verlangt.
Alles, was im Gesetz oder in der Satzung nicht der Hauptversammlung zusteht, fällt unter die Befugnis des Verwaltungsrats („Restbefugnis“). Die Restbefugnis des Verwaltungsrats ist die Befugnis, jede Materie zu behandeln, die keinem anderen Gremium vorbehalten ist.
