Die Verwaltung prüft und nimmt Unterlagen mit: das Mitnahmerecht des Steuerprüfers in sieben Regeln

Wenn Sie Besuch von einem Steuerprüfer erhalten, darf er Einsicht in alle Bücher nehmen. Außerdem wollen manche Prüfer die Bücher und Belege auch in ihr Büro mitnehmen. Dazu haben sie das Recht, aber nicht unbeschränkt. Die entsprechenden Vorschriften werden in einem neuen Rundschreiben erklärt. Wir erläutern sie in sieben Punkten.

1. Einkommensteuern: das Finanzamt darf alle Belege mitnehmen, die notwendig sind, um das steuerliche Einkommen zu ermitteln

Ein Prüfer darf alle Unterlagen (Bücher und Belege) mitnehmen, die notwendig sind, um das steuerpflichtige Einkommen zu ermitteln. Der Steuerpflichtige darf dabei allerdings nicht bei der Ausübung seiner Tätigkeiten behindert werden. Deshalb dürfen Bücher, die noch nicht abgeschlossen sind, nicht mitgenommen werden. Der Beamte darf sie natürlich vor Ort (sprich: beim Steuerpflichtigen) kontrollieren.

2. Mehrwertsteuer: das Mitnahmerecht bezieht sich auf alle Bücher und Belege in Bezug auf die ausgeübte Tätigkeit

Mehrwertsteuerprüfer hatten dieses Recht schon länger (bei den Einkommensteuern ist das erst seit Beginn 2014 gestattet). Das Mitnahmerecht betrifft alle Bücher und Unterlagen, die sich auf die geschäftliche Tätigkeit des kontrollierten Steuerpflichtigen beziehen. Denken Sie dabei an erster Stelle an die ein- und ausgehenden Rechnungen.

3. Kopien von Unterlagen, die elektronisch gespeichert werden

Von den Unterlagen, die elektronisch gespeichert werden, darf der Beamte eine Kopie verlangen.

4. Private Gegenstände darf der Kontrolleur nicht mitnehmen

Wie oben erwähnt wurde, darf der Beamte alle Unterlagen mitnehmen, die notwendig sind, um das steuerpflichtige Einkommen zu ermitteln. Das kann sich natürlich nur auf geschäftliche Dokumente und Unterlagen beziehen. Die Einsichtnahme in Gegenstände mit einem privaten Charakter (z. B. Aktentasche, Handtasche) fällt nicht unter die Kontrollbefugnis des Finanzamts. Sogar wenn sich darin Unterlagen befinden sollten, die unter das Mitnahmerecht fallen, darf der Beamte das nicht prüfen. Da er sogar nicht hineinschauen darf, darf er diese Gegenstände auf keinen Fall mitnehmen.

5. Der Beamte entscheidet, was er mitnimmt

Es steht dem kontrollierenden Beamten selbst zu, zu entscheiden, welche Unterlagen er mitnehmen möchte. Dieser Sachverhalt wird als diskretionaire Befugnis des Beamten bezeichnet. Das bedeutet, dass der Steuerprüfer nicht begründen muss, warum er bestimmte Unterlagen mitnehmen möchte. Natürlich gelten dabei auch Einschränkungen:

der Kontrolleur darf nicht willkürlich vorgehen;

er muss sich an die oben genannten Regeln halten;

er darf die Unterlagen nicht einfach so mitnehmen, sondern muss den Kontrollierten fragen, ob dieser sie mitgeben will. Der Steuerpflichtige kann also ablehnen;

der Prüfer muss ein Protokoll aufsetzen, wenn er Unterlagen mitnimmt, und dem Steuerpflichtigen davon eine Kopie zukommen lassen.

6. Die Mitnahme von Unterlagen muss eine Ausnahme bleiben

Die Hauptregel lautet: die notwendigen Unterlagen beim Steuerpflichtigen (Sitz der Gesellschaft, Ort, an dem die Geschäftstätigkeit ausgeübt wird) einsehen. Die Unterlagen mitzunehmen, um sie im Kontrollbüro in aller Ruhe durchzusehen, ist eine Ausnahme, welche die Regel bestätigt.

7. Die Verwaltung muss die Unterlagen rechtzeitig zurückgeben

Die Verwaltung darf die Unterlagen während der normalen Dauer der Ermittlung behalten. Was eine normale Dauer genau ist, ist allerdings nicht deutlich. Nach dieser Zeit müssen die Unterlagen dem Steuerpflichtigen zurückgegeben werden, z. B. wenn das Finanzamt die Informationen aus den Unterlagen verwendet hat, um einen Änderungsbericht aufzusetzen, in welchem das Finanzamt mit anderen Worten aufführt, auf der Grundlage von welchen (nicht angegebenen) Daten der Steuerpflichtige besteuert wird.