2016 nur noch elektronische Mahlzeitschecks
Verwenden Sie Mahlzeitschecks? Mahlzeitschecks in Papierform werden zukünftig abgeschafft und vollständig durch ihre elektronische Variante ersetzt. Auch die Wahlmöglichkeit fällt weg. Die Umstellung von den papierenen auf elektronische Mahlzeitschecks muss am 1. Januar 2016 abgeschlossen sein.
Mehr als 80 % der belgischen Arbeitgeber nutzen den Mahlzeitscheck als eine Ergänzung für den Arbeitnehmer zu seinem Lohn und eine interessante Form der alternativen Bezahlung. Der Mahlzeitscheck steht Unternehmen jeder Branche und jeder Größe zur Verfügung. 2011 wurde der elektronische Mahlzeitscheck bzw. e-Mahlzeitscheck eingeführt, um den Verwaltungsaufwand einzuschränken. Aber die Papiervariante blieb weiterhin bestehen. Bei der Einführung des elektronischen Systems war nach drei Jahren eine Beurteilung geplant. Und aus dieser geht hervor, dass die gleichzeitige Existenz der papierenen und der elektronischen Schecks zu einer Zunahme des Verwaltungsaufwands geführt hat. Aus diesem Grund wird die Papierversion jetzt abgeschafft.
Vorteile des e-Mahlzeitschecks
Die Verallgemeinerung des elektronischen Mahlzeitschecks bietet Vorteile für alle Beteiligten.
Für Sie als Arbeitgeber fällt das Risiko von Fehlern oder Verlusten von Schecks während der Verteilung weg, weil Sie keine Bearbeitungen und Kontrollen mehr durchführen müssen. Einige Formalitäten bleiben allerdings bestehen. Sie müssen weiterhin berechnen, welche Arbeitnehmer ein Recht auf Mahlzeitschecks haben, wie viele Schecks sie beanspruchen und welchen Wert diese Schecks haben.
Für Ihre Arbeitnehmer ist das elektronische System einfacher und schneller. Jeder Arbeitnehmer erhält kostenlos einen sogenannten „Träger“ (eine Art Scheckkarte, teilweise mit einem PIN-Code). Pro Arbeitnehmer wird bei der Ausgabefirma ein Mahlzeitscheckkonto eingerichtet. Die Schecks sind ein Jahr gültig. Die Schecks, die beinahe verfallen sind, werden als erstes verwendet. Bei Verlust oder Diebstahl kann der Datenträger kostenlos gesperrt werden. Die Kosten des neuen Trägers belaufen sich höchstens auf den Wert eines Mahlzeitschecks. Der Saldo der elektronischen Mahlzeitschecks zum Zeitpunkt der Meldung des Diebstahls oder Verlustes bleibt erhalten. Auch für die Arbeitnehmer gibt es jetzt ein geringeres Verlust- oder Diebstahlrisiko und es ist eine Garantie gegen nicht verwendbare Schecks eingebaut.
Die Händler brauchen die Schecks nicht mehr zählen, es besteht ein geringeres Fehlerrisiko und die Warteschlangen an den Kassen werden kürzer. Es ist allerdings wichtig, dass ein Akzeptierungsnetz existiert, das groß genug ist. Vor allem die Mitwirkung der kleineren Händler wird weiterhin erwartet.
Steuerliche und soziale Vorteile
Ab dem 1. Januar 2016 muss ein Mahlzeitscheck die folgenden Bedingungen erfüllen, damit er nicht als Lohn betrachtet wird und folglich von Sozialbeiträgen und Steuern befreit ist:
die Zuteilung der Mahlzeitschecks muss in einem kollektiven Arbeitsabkommen auf Branchenebene oder auf Betriebsebene aufgenommen sein;
die Anzahl der zugeteilten Mahlzeitschecks muss der Anzahl der Tage entsprechen, an denen der Arbeitnehmer normal gearbeitet hat;
der Mahlzeitscheck wird auf den Namen des Arbeitnehmers auf seinem individuellen Konto ausgestellt;
der elektronische Mahlzeitscheck ist ab dem Zeitpunkt der Gutschrift auf dem Mahlzeitscheckkonto zwölf Monate gültig. Er darf nur für die Bezahlung eines Essens oder für den Erwerb verbrauchsfertiger Lebensmitteln verwendet werden;
der Zuschuss des Arbeitgebers zum Betrag des Mahlzeitschecks darf höchstens 5,91 Euro pro Mahlzeitscheck betragen; der persönliche Beitrag des Arbeitnehmers beträgt mindestens 1,09 Euro;
die Anzahl der elektronischen Mahlzeitschecks und deren Bruttobetrag, verringert um den persönlichen Anteil des Arbeitnehmers, werden auf der Lohnabrechnung aufgeführt;
der Arbeitnehmer kann den Saldo und die Gültigkeitsdauer überprüfen;
die Mahlzeitschecks werden von einem zugelassenen Unternehmen ausgestellt.
Ab Oktober 2015 ...
Die Abschaffung der papierenen Mahlzeitschecks erfolgt noch nicht in diesem Jahr. Erst am 1. Januar 2016 wird endgültig auf das System der elektronischen Mahlzeitschecks umgestiegen.
Die letzten Mahlzeitschecks in Papierform müssen sich auf Leistungen vom September 2015 beziehen. Mahlzeitschecks auf Papier können Sie Ihren Arbeitnehmern somit nur noch bis zum 30. September 2015 aushändigen. Alle papierenen Mahlzeitschecks, die im Jahr 2015 ausgegeben werden, sind nur bis zum 31. Dezember 2015 gültig. Das bedeutet eine Abweichung von der prinzipiellen zwölfmonatigen Gültigkeitsdauer für die papierenen Schecks, die im Jahr 2015 ausgestellt werden.
Nehmen Sie auf jeden Fall rechtzeitig Kontakt mit Ihrem Lieferanten auf, um praktische Vereinbarungen zu treffen. Die Zeit vergeht schnell, nutzen Sie sie.
