Die Ausnahmen von der verbindlichen Wirkung des genehmigten Jahresabschlusses

In welchen Fällen können Unternehmen einen von der Generalversammlung genehmigten Jahresabschluss korrigieren oder ändern? Die Kommission für Buchhaltungsnormen beschäftigt sich in ihrer Empfehlung 2014/4 mit den verschiedenen Methoden, einen genehmigten Jahresabschluss zu korrigieren. Auch die buchhalterische Verarbeitung wird angesprochen.

Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder müssen jedes Jahr einen Jahresabschluss aufstellen. Dieser besteht aus der Bilanz, der Erfolgsrechnung und der Erläuterung. Innerhalb von sechs Monaten nach dem Abschlussdatum des Geschäftsjahres muss der Jahresabschluss der Generalversammlung zur Genehmigung vorgelegt werden. Anschließend muss er innerhalb von dreißig Tagen nach der Genehmigung des Jahresabschlusses und spätestens sieben Monate nach dem Datum des Abschlusses des Geschäftsjahres bei der Belgischen Nationalbank hinterlegt werden. Der Vorstand hat jedoch das Recht, während der Sitzung die Entscheidung über die Genehmigung des Geschäftsberichts drei Wochen (oder fünf Wochen bei notierten Aktiengesellschaften) aufzuschieben.

Möglichkeiten zur Korrektur eines genehmigten Jahresabschlusses

Nachdem der Jahresabschluss genehmigt worden ist, können Vorstandsmitglieder oder Geschäftsführer im Prinzip nicht mehr darauf zurückkommen. Der verbindliche Charakter des Jahresabschlusses ist allerdings nicht absolut. Bei diesem Prinzip bestehen Ausnahmen. 

Änderung von Posten des vorhergehenden Geschäftsjahrs im neuen Jahresabschluss

Beim Aufsetzen des Jahresabschlusses ist es möglich, in diesem neuen Jahresabschluss bestimmte Posten des vorigen Geschäftsjahres im Hinblick auf die Vergleichbarkeit anzupassen. Angesichts des Prinzips, dass der Jahresabschluss ein getreues Bild des Vermögens, der finanziellen Position und des Ergebnisses der Gesellschaft darstellen muss, dürfen die Beträge des vorangegangenen Geschäftsjahres im Hinblick auf ihre Vergleichbarkeit angepasst werden. Diese Anpassung verlangt keine zusätzlichen Buchungen.

Korrektur des zuvor genehmigten Jahresabschlusses

Andererseits kann oder muss der zuvor genehmigte Jahresabschluss in bestimmten Fällen retroaktiv korrigiert werden.

Korrigierbare Fehler: materielle Fehler und rechtliche oder faktische Fehler

In erster Instanz können materielle Fehler nachträglich noch korrigiert werden. Beispiele für derartige Fehler sind ein verkehrter Betrag durch einen Schreibfehler, ein Vorrat, der aufgrund von Zerstreutheit mit Verkaufspreisen statt Einkaufspreisen bewertet wurde, eine versehentliche Buchung eines bestimmten Betrags auf ein verkehrtes Konto, Rechenfehler oder andere grobe faktische Fehler, die unabhängig von irgendeiner rechtlichen Beurteilung begangen werden.
Auch rechtliche oder faktische Fehler oder sogar ein Irrtum (nicht aus Zerstreutheit) in der Bewertung des einen oder anderen Postens des Jahresabschlusses können noch korrigiert werden. Diese Fehler enthalten ein Beurteilungselement.

Nicht korrigierbare Fehler: eigentliche Entscheidungen

Managementbeschlüsse, eigentliche Entscheidungen, die im Jahresabschluss ausgedrückt sind, können nicht mehr korrigiert werden, auch wenn es sich hinterher herausstellt, dass sie unsachgemäß und leichtsinnig gewesen sind. Es gibt buchhaltungsrechtliche Bestimmungen, wie die Bewertungsregeln, bei denen das Unternehmen während der Anwendung über eine gewisse Managementfreiheit verfügt.
In der endgültigen Empfehlung der KBN werden keine Beispiele erwähnt. Ob eine Entscheidung getroffen wurde, oder ein Fehler begangen wurde, hängt von den Fakten ab.

Korrektur durch die Generalversammlung

Stellen Sie als Vorstand einen Verstoß gegen das Buchhaltungsrecht fest, der versehentlich erfolgt ist und nur einen Einfluss auf den letzten hinterlegten Jahresabschluss hat, ist eine Korrektur des Jahresabschlusses obligatorisch, und Sie müssen eine außerordentliche Generalversammlung einberufen.
Die Korrektur aufgrund einer Verarbeitung des Ergebnisses des Geschäftsjahres, in welchem der Verstoß festgestellt wird, reicht in diesem Fall nicht aus.
Wenn ein älterer als der letzte hinterlegte Jahresabschluss korrigiert werden muss, ist das ausschließlich mit Hilfe einer Anpassung des Eröffnungskontos des zuletzt hinterlegten Jahresabschlusses möglich.

Die Korrektur dieser letzten hinterlegten Jahresabschlüsse muss folgendermaßen erfolgen:

eventuelle Anpassung der vergleichenden Zahlen (bei Verstoß gegen das Buchhaltungsgesetz in der Zeit vor dem letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr);

Durchführung der Korrekturbuchungen im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr (Anpassung der Eröffnungsbilanz bei einem Irrtum vor dem letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr und sonstigen Korrekturbuchungen, beides im letzten abgeschlossenen Geschäftsjahr);

Erwähnung der Art und die Weise der Wiederherstellung des Fehlers in der Erläuterung des korrigierten Jahresabschlusses. Wenn der Irrtum in einem der vorhergehenden Jahre erfolgt ist, muss in der Erläuterung des überarbeitenden Jahresabschlusses die notwendige Information über das Entstehen und die Art des Irrtums und deren Auswirkung auf den betreffenden Jahresabschluss und die betreffenden Jahresabschlüsse vermerkt werden.

Die korrigierten Jahresabschlüsse müssen ebenfalls bei der Belgischen Nationalbank hinterlegt werden.

Ausnahme: Korrektur durch ein Verwaltungsgremium

Im Prinzip genehmigt die Generalversammlung den korrigierten Jahresabschluss. Aber bei der Korrektur eines materiellen Fehlers, der deutlich aus dem genehmigten Jahresabschluss selbst oder aus anderen Handlungen hervorgeht, die von der Generalversammlung ausgehen, übernimmt der Vorstand selbst die Verantwortung, die Korrektur von Fehlern vorzunehmen, ohne eine Generalversammlung einzuberufen.